Oggigiorno ci sono così tante nuove tecnologie a disposizione di chi viaggia per lavoro che i viaggi d'affari risultano al tempo stesso più semplici e più complicati.
Videoconferenze, teleconferenze, caricamento e scaricamento di file, invio e ricezione di e-mail. Qualunque cosa debba essere fatta, deve essere fatta entro determinate scadenze. E c'è sempre la tentazione di lavorare senza sosta, perché è possibile fare tutto questo con il proprio laptop e una connessione Wi-Fi, o anche sul proprio cellulare.
Ecco perché conoscere le ultime tecnologie per chi viaggia per lavoro significa poter portare a termine le cose in modo tempestivo ed efficace. E avere il tempo di godersi magari un po' il viaggio per sé stessi.
Ecco alcuni aspetti della tecnologia che ogni viaggiatore d'affari dovrebbe conoscere.
LA SICUREZZA È FONDAMENTALE!
Ci sono tantissimi dati che circolano nell'aria: si trasferiscono soldi, si tengono videoconferenze, si inviano e-mail e si caricano e scaricano file importanti.
Tutti questi sono obiettivi primari per hacker, truffatori e spioni aziendali.
Ecco perché la sicurezza informatica è così fondamentale. La maggior parte delle aziende ha adottato misure per proteggersi, ma l'anello debole è il viaggiatore d'affari che non ci pensa due volte prima di collegarsi al Wi-Fi dell'hotel o alla connessione "WIFI GRATUITO IN AEROPORTO" prima del volo.
Se dovessi fare una sola cosa per la sicurezza informatica, assicurati che sia una rete privata virtuale (VPN). Una VPN è una connessione crittografata che si instaura tra un dispositivo e un altro server, rendendo quasi impossibile per altri accedere alle informazioni all'interno della VPN.
È come un tunnel che va dal tuo laptop/telefono al server della tua azienda, a un sito web o a un server basato su cloud. Procurati una VPN e tienila sempre attiva. Se la tua azienda dispone di una VPN, utilizzala ogni volta che devi accedere ai server aziendali.
ARCHIVIAZIONE DEI DATI
La perdita di informazioni può essere devastante. Se trasportate file importanti in una valigetta e la perdete, alcune di quelle informazioni potrebbero essere insostituibili. Lo stesso vale se avete informazioni riservate su un laptop e questo vi viene rubato.
Ecco perché archiviare le tue informazioni sul cloud e avere più backup delle informazioni riservate renderà la perdita di un computer o il furto di una valigetta nient'altro che un fastidio. Un fastidio costoso e che richiede tempo, certo. Ma è un inconveniente, non la fine del mondo.
Queste cose possono succedere e succedono, ed è per questo che dotarsi della migliore tecnologia di backup e archiviazione garantirà un accesso continuo ai tuoi dati.
Ad esempio, se hai un iPhone, hai accesso ai servizi iCloud di Apple. I tuoi documenti, foto, note e contatti sono tutti archiviati nel cloud, quindi anche se oggi perdessi e sostituissi il tuo telefono, quelle informazioni sarebbero comunque al sicuro.
Allo stesso modo, se hai un indirizzo Gmail, hai accesso a Google Drive, il che significa che puoi archiviare e caricare/scaricare documenti, presentazioni, fogli di calcolo e foto. Inoltre, puoi accedere a quei file da un laptop, un tablet o un telefono cellulare, indipendentemente dal sistema operativo. Finché hai il Wi-Fi, hai accesso alle tue informazioni.
UTILIZZO MOBILE
La comodità è fondamentale per chi viaggia per lavoro. Idealmente, non vorresti che le tue e-mail si accumulassero mentre sei in viaggio per quattro giorni, non vorresti perdere nessuna telefonata e vorresti poter accedere a dati e informazioni ovunque ti trovi.
Le compagnie aeree stanno rendendo più facile per i viaggiatori l'uso dei telefoni cellulari durante il volo, così come mentre aspettano in aeroporto. Gli hotel business stanno dotandosi di Wi-Fi sempre più veloce. Ed è quasi impossibile trovare una caffetteria o un fast food che non disponga di Wi-Fi.
Ci sono persino hotel che mettono un tablet in ogni camera. Il tablet permette all’ospite di controllare diversi servizi della camera direttamente dal dispositivo. Altri hotel stanno rendendo possibile effettuare il check-in e aprire la porta della camera direttamente dal telefono. E non dimenticare di effettuare il check-in e passare i controlli TSA con la tua carta d’imbarco mobile.
La tecnologia per chi viaggia per lavoro rende molto più facile stare fuori dall'ufficio senza interrompere il flusso di lavoro. L'unico momento in cui potresti non essere raggiungibile è quando sei effettivamente in volo, e anche questo sta diventando sempre meno un problema.
Se viaggiate regolarmente per lavoro, assicuratevi di avere accesso ai vostri dati nel cloud, di utilizzare una VPN su tutti i vostri dispositivi per una maggiore sicurezza e verificate se ci sono luoghi in cui utilizzare il vostro dispositivo mobile per velocizzare il vostro viaggio d’affari.
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